Keepe – Un système de planification de réunions en ligne

Accorder les agendas pour pouvoir planifier une réunion, un évènement, un rendez-vous, n’est pas une mince affaire.

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Keepe, un système de planification de réunion en ligne devrait vous aider dans cette tâche souvent pénible. Et ce qui ne gâche rien, la version de base de ce service est gratuite.

J’ai testé le système pour vous.

Lors de la première visite il faut s’inscrire (onglet « Devenir keeper« ) en donnant quelques informations obligatoires (Nom, Prénom, Adresse de messagerie et Mot de passe). La procédure d’inscription est très rapide. Vous recevez en retour un mail avec un lien pour l’activation de votre compte.

Je dois avouer que j’ai eu quelques soucis avec l’activation de mon compte. Cela m’a cependant permis de tester le support donné par Keepe. En effet, lors de l’activation de mon compte via le mail reçu après mon inscription en ligne, un message d’erreur indiquait que mon login ou mot de passe était invalide. En quelques heures, le service support de Keepe avait identifié l’origine de problème. J’avais pris le temps de remplir même les champs facultatifs du formulaire et dans le champ code postal j’avais introduit un code alphanumérique alors que seul un code numérique était supporté. Domage que le système ne détecte pas automatiquement les saisies invalides en retournant un message d’erreur lors de la saisie. Ceci étant dit, le support de Keepe a été remarquable en efficacité.

La première étape lors de l’utilisation du système consiste à créer des groupes de contacts (amis, famille, entreprise, clients, …) et de saisir dans chaque groupe les Noms, Prénoms et Adresses e-mail dans l’onglet « Mon profil« . Pour la saisie il existe deux options, une saisie manuelle des contacts, un à un ou l’importation d’un carnet d’adresse. Cette procédure en quatre étapes permet d’importer facilement et rapidement votre carnet d’adresses (Outlook, Gmail, …) au format CSV (aussi appelé « valeurs séparées par des virgules ») ou VCard (version 2.1) dans Keepe.

Pour la création d’une réunion, il suffit de se rendre sur l’onglet « Créer & Editer« . Vous cliquez sur le signe « + » en dessous de la colonne de gauche puis vous vous saisissez les différentes informations relatives à la réunion (Titre, Lieu, Durée, Rappel, Description). En cliquant sur le signe « + » sous la colonne du milieu vous séléctionnez les participants (par groupe ou un à un), enfin un clic sur le signe « + » sous la colonne de droite vous permet de sélectionner les différentes propositions de dates et d’heures.

Une fois ces opérations réalisées, il suffit soumettre les propositions aux différents participants sélectionnés. Un e-mail, que vous pouvez modifier, est automatiquement généré. Il suffit alors de cliquer sur « Envoyer« .

Les personnes conviées reçoivent le mail avec lien Internet les conduisant à la page leur permettant d’indiquer leurs disponibilités. Par la même occasion il leur est permis de visualiser la liste des participants. Cette opération ne requiert pas que le récipiendaire soit inscrit au service Keepe.

Quand tous les participants ont indiqué leurs disponibilités, l’organisateur reçoit un mail indiquant que tous les invités ont répondu. Il reste à fixer la date définitive.

L’onglet « Consulter & Notifier » permet à l’organisateur de visualiser l’ensemble des réponses et de fixer la date qui convient à l’ensemble des invités. Vous sélectionnez la date et par un clic sur « Notifier » un e-mail sera envoyé automatiquement à tous les invités.

Ce système me paraît globalement assez convivial et utile … il n’empêche pas cependant d’oublier une réunion si vous avez omis de bloquer la date dans votre agenda.

Christian Delvaux — 26 février 2008 @ 18 h 05 min Filed under: Business,Internet,Technologie Tag: , , ,

Un commentaire »

  1. je viens d’aller faire un tour sur keepe, doodle semblant en panne partielle (victime de son succes ?) . Je n’ai pas pu l’essayer, l’interface ne fonctionne pas sur mon navigateur (firefox, debian). de plus est-il vraiment nécessaire d’utiliser flash pour planifier une réunion ?

    dommage, l’idée parait intéressante.

    Comment by Anne — 28 février 2008 @ 18 h 41 min

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