La mise en place, bien qu’encore partielle, du système GTD (Getting Things Done) m’a certes déjà permis d’améliorer ma productivité journalière mais je suis encore loin d’atteindre mon objectif. Les principes développés dans « L’art d’aller à l’essentiel » sont certainement un complément idéal à la méthode du GTD.

Je vous recommande d’éviter de lire ce livre dans la précipitation. Une lecture rapide (trop rapide) vous laissera une impression de redites tout au long de votre lecture et vous ne retiendrez que celles-ci. Si vous prenez votre temps, vous constaterez que ces répétitions sont chaque fois associées à de nouveaux concepts à découvrir.

Le livre est structuré en deux grandes parties:

• Une partie théorique: « L’art d’aller à l’essentiel en théorie: les principes« 
• Une partie pratique: « L’art d’aller à l’essentiel en pratique: action« 

De manière plus détaillée, après une brève Introduction les sujets suivants sont traités:

• Première Partie: Les principes
  • Pourquoi moins c’est mieux
  • L’art de se fixer des limites
  • Optez pour l’essentiel et simplifiez
  • Une chose à la fois
  • Changez vos habitudes
  • Commencez petit
• Deuxième Partie: La pratique
  • Choisissez des objectifs à votre portée
  • Simplifiez-vous la tâche
  • Simplifiez la gestion de votre temps
  • Simplifiez-vous l’e-mail
  • Simplifiez Internet
  • Simplifiez votre archivage
  • Simplifiez vos obligations
  • Simplifiez votre routine quotidienne
  • Déblayez votre espace de travail
  • Ralentissez
  • Mince, tonique et en forme
  • Soyez motivé!

Si tous les principes et mises en pratique présentent de l’intérêt, je me suis dans un premier temps focalisé sur quelques uns (d’ailleurs un des principes est de commencer petit):

• Simplification de l’e-mail
  J’avais pour habitude de consulter mes e-mails de manière quasi permanente et réagissais de manière instantanée à toute demande qui m’arrivait. Je commençais ma journée par journée par une consultation de mes boîtes mails et n’allait jamais me coucher sans une dernière vérification. J’essaye, il s’agit en effet de se libérer d’une véritable addiction, de ne consulter ma boîte de réception que deux à trois fois par jour à heure fixe et je ne commence plus ma journée par une consultation des mails pour éviter que ceux-ci ne gouvernent le reste de ma journée au détriment de mes priorités du jour.
• Simplification de l’Internet
  Une autre de mes addictions est l’utilisation d’Internet. Mes activités professionnelles m’imposent de nombreuses recherches sur le web. Il m’arrive cependant de me laisser absorber par la toile et de me retrouver à errer sans but précis sur celle-ci. J’ai donc décidé de m’imposer non seulement des heures « hors ligne », de me fixer des durées d’accès bien précises mais aussi  et surtout de me fixer un but bien précis lorsque je fait des recherches.
• Déblaiement de mon espace de travail
  Après la lecture de « S’organiser pour réussir » de David Allen, j’avais déjà entrepris une action dans ce sens et les résultats se sont faits ressentir quasi immédiatement en termes de facilité de concentration.
• Simplification de l’archivage
  Qu’il s’agisse de l’archivage papier ou de fichiers électroniques, j’ai réalisé une restructuration de toutes mes archives et me suis résolu à faire un classement immédiat après traitement. Si depuis toujours j’ai pratiqué un assez bon archivage de mes dossiers électroniques, il n’en était pas de même pour tout ce qui était en version papier étant un adepte de la création de piles de papiers à classer un jour peut-être. La mise en pratique de la simplification d’archivage me permet non seulement de garder mon espace de travail « clean » mais encore de gagner un temps précieux lorsque je dois consulter un dossier.

Il me reste encore bien des principes à mettre en pratique comme par exemple de simplifier mes engagements et d’apprendre à dire non. Mais ce livre m’a aussi fait réaliser que mon enthousiasme me forçait à vouloir mettre la barre trop haut et en fin de compte de relâcher mes efforts avant d’avoir atteint mes objectifs.

Je ne peux que vous recommander la lecture de ce livre de Leo Babauta. Installez-vous confortablement, concentrez-vous sur votre lecture et vous comprendrez, ou plus exactement vous prendrez conscience de nombreux facteurs qui altèrent votre productivité journalière.

Si vous avez déjà lu ce livre, qu’en avez-vous pensé? Avez-vous mis certains principes en pratique et quels ont été les résultats? Vos commentaires, votre expérience sont les bienvenus.

La connaissance n’a de valeur que si elle est partagée.

Within any organization it is essential to have an effective communication system to share information such as notes of meetings with customers and prospects, action lists, ideas for new projects …

Because the word processor was to be a fairly inefficient way to manage notes, we turned to Microsoft OneNote software and wanted to share our experience because we found this an incredibly effective application for taking notes, organizing projects and collecting information and so to improve our productivity.

This program allows us to centralize virtually all types of information. It includes a powerful search feature that allows you to find information quickly and easily. It also features collaboration tools designed to help to manage ever increasing volumes of information and facilitate group work.

 Some advantages of OneNote

Here are some benefits that we found in the use of OneNote:

• No need to start a new file every time you want to write something;
• Possibility of managing everything through the system of logical sections (tabs) and pages within the sections;
• Possibility of sharing the notebook via the network. The amendments made by the collaborators are highlighted and a version functionality for the pages provides a version history by date and author;
• Creating Wiki links to the new content so that anyone using the same notebook can be automatically directed to the right place;
• The powerful search functions showing search results as you type allow you to find information easily;
• Possibility to integrate in the notes any type of files allowing you to manage the information in one place;
• In addition, the application opens instantly, unlike other Microsoft applications.

 This list is not exhaustive and if necessary you can read « Top ten reasons to try OneNote 2010« 

 Some uses

• Taking notes during customers and prospects meetings, which allowed us to reduce the burden of the visit reports; 
• Taking notes during internal meeting … no more flip ;
• Creating to-do lists ;
• Capture web searches. Internet Explorer 8 lets you send a web page content directly to OneNote; 
• …

 We do not use all the features offered by OneNote, however, we found that this program worked as we wanted without us having to conform our behavior to how it works.

 We believe that, although it is not theMicrosoft’s best-known software,  OneNote is a tool that can meet the needs of a wide range of users.

Cette approche n’est cependant pas suffisamment proactive.

La lecture d’un post « 10 to-do’s immediately after a networking event » de Tim Nagle donne quelques idées pour développer son réseau relationnel de manière plus active. Voici les 10 actions qu’il conseille après un networking event:

1. Envoyer des e-mails: sans attendre, envoyez un e-mail à tous ceux dont vous avez pris la carte même pour simplement leur dire merci.
2. Se connecter sur Facebook: en ajoutant vos interlocuteurs à votre réseau Facebook, vous obtiendrez des informations complémentaires (i.e. leur date d’anniversaire). [Personnellement je veille à introduire les dates d'anniversaire de mes contacts dans mon agenda de manière à ne pas manquer de leur envoyer un mail le jour de leur anniversaire].
3. Prendre une action: décidez d’une action en fonction de ce que vous avez appris lors du networking event.
4. Mettre en contact deux personnes: les personnes qui seront entrées en contact par votre entremise se souviendront que c’est grâce à vous qu’elles se sont rencontrées.
5. Contacter un partenaire de référence: un des meilleurs moyens de faire grandir votre entreprise, votre réseau, est de collaborer avec les autres. Essayez par exemple de recommander des personnes de votre réseau avec qui vos nouveaux contacts pourraient faire du business.
6. Partager sur Facebook les photos que vous avez prises: l’ajout de photos est un bon moyen d’attirer des personnes vers votre profil. [Personnellement, je préfère partager les photos sur Picassa en créant des albums que je ne partage qu'avec les participants, cela leur laisse la possibilité de choisir s'ils veulent rendre ces photos publiques sur Facebook].
7. Bloguer ou écrire à propos du networking event: ce type d’événement est une source d’idées pour écrire un post sur votre blog ou sur votre site.
8. S’assurer que son site est à jour: lorsque vous rencontrez beaucoup de personnes, il y a de fortes chances qu’elles consultent votre site web ou votre blog. Assurez vous que votre site, votre blog reflète qui vous êtes. [Bon ... sur ce point là je peux mieux faire ... c'est décidé je me remets à poster plus régulièrement et à refaire vivre mon blog ]
9. Remercier l’organisateur
10. Vérifier le niveau de votre stock de cartes de visite: faites l’état de votre stock de cartes après chaque événement, cela vous évitera de devoir en recomander dans l’urgence avant le prochain événement

Je suis sûr que vous avez d’autres conseils, n’hésitez pas à les partager … « la connaissance ne vaut que si elle est partagée »!

Source: L’Echo

Dans son édition de décembre, le CCImag présente le management de la société Webadev.

Pour consultez l’article, rendez-vous sur le blog de Webadev

Pour consulter « Fidéliser coûte moins cher qu’acquérir un nouveau client. Oui … mais » rendez-vous sur le blog de Webadev.

Keepe, un système de planification de réunion en ligne devrait vous aider dans cette tâche souvent pénible. Et ce qui ne gâche rien, la version de base de ce service est gratuite.

J’ai testé le système pour vous.

Lors de la première visite il faut s’inscrire (onglet « Devenir keeper« ) en donnant quelques informations obligatoires (Nom, Prénom, Adresse de messagerie et Mot de passe). La procédure d’inscription est très rapide. Vous recevez en retour un mail avec un lien pour l’activation de votre compte.

Je dois avouer que j’ai eu quelques soucis avec l’activation de mon compte. Cela m’a cependant permis de tester le support donné par Keepe. En effet, lors de l’activation de mon compte via le mail reçu après mon inscription en ligne, un message d’erreur indiquait que mon login ou mot de passe était invalide. En quelques heures, le service support de Keepe avait identifié l’origine de problème. J’avais pris le temps de remplir même les champs facultatifs du formulaire et dans le champ code postal j’avais introduit un code alphanumérique alors que seul un code numérique était supporté. Domage que le système ne détecte pas automatiquement les saisies invalides en retournant un message d’erreur lors de la saisie. Ceci étant dit, le support de Keepe a été remarquable en efficacité.

La première étape lors de l’utilisation du système consiste à créer des groupes de contacts (amis, famille, entreprise, clients, …) et de saisir dans chaque groupe les Noms, Prénoms et Adresses e-mail dans l’onglet « Mon profil« . Pour la saisie il existe deux options, une saisie manuelle des contacts, un à un ou l’importation d’un carnet d’adresse. Cette procédure en quatre étapes permet d’importer facilement et rapidement votre carnet d’adresses (Outlook, Gmail, …) au format CSV (aussi appelé « valeurs séparées par des virgules ») ou VCard (version 2.1) dans Keepe.

Pour la création d’une réunion, il suffit de se rendre sur l’onglet « Créer & Editer« . Vous cliquez sur le signe « + » en dessous de la colonne de gauche puis vous vous saisissez les différentes informations relatives à la réunion (Titre, Lieu, Durée, Rappel, Description). En cliquant sur le signe « + » sous la colonne du milieu vous séléctionnez les participants (par groupe ou un à un), enfin un clic sur le signe « + » sous la colonne de droite vous permet de sélectionner les différentes propositions de dates et d’heures.

Une fois ces opérations réalisées, il suffit soumettre les propositions aux différents participants sélectionnés. Un e-mail, que vous pouvez modifier, est automatiquement généré. Il suffit alors de cliquer sur  »Envoyer« .

Les personnes conviées reçoivent le mail avec lien Internet les conduisant à la page leur permettant d’indiquer leurs disponibilités. Par la même occasion il leur est permis de visualiser la liste des participants. Cette opération ne requiert pas que le récipiendaire soit inscrit au service Keepe.

Quand tous les participants ont indiqué leurs disponibilités, l’organisateur reçoit un mail indiquant que tous les invités ont répondu. Il reste à fixer la date définitive.

L’onglet « Consulter & Notifier » permet à l’organisateur de visualiser l’ensemble des réponses et de fixer la date qui convient à l’ensemble des invités. Vous sélectionnez la date et par un clic sur « Notifier » un e-mail sera envoyé automatiquement à tous les invités.

Ce système me paraît globalement assez convivial et utile … il n’empêche pas cependant d’oublier une réunion si vous avez omis de bloquer la date dans votre agenda.

Philippe est un homme enthousiaste et il suffit de passer un moment avec lui pour qu’il vous communique ses passions et ses valeurs.

La société a été créée en 1998 avec le lancement de la marque JUSQU’AU LEVER DU JOUR et aujourd’hui elle prend réellement son envol.
Les raisons de son succès résident sans aucun dans la volonté de produire des produits qui allient qualité, originalité et confort. La devise de Philippe est d’ailleurs de développer un produit d’une qualité irréprochable au juste prix.

Les trois principes essentiels de la maison sont:

• la qualité et le confort des matières premières (100% coton, jersey et pilou de qualité supérieure);
• la maîtrise de la fabrication (contrôle qualité rigoureux);
• des motifs exclusifs en adéquation avec l’évolution des tendances du marché.

Chaque année, les stylistes de la maison conçoivent de nouveaux motifs, des petits personnages ludiques et attachants pour les collections d’été et d’hiver. Ces motifs qui sont la griffe de JUSQU’AU LEVER DU JOUR, séduisent parents et enfants et assurent une certaine intemporalité à la gamme. Il n’est d’ailleurs pas rare de voir passer un pyjama de frère à sœur ou à cousin, cousine.

Si vous voulez habiller vos nuits, rendez-vous sur son site internet www.jldj.com

Mais les passions de Philippe ne se limitent pas à ses activités professionnelles. Il est passionné de sport mécanique et 2008 constitue pour lui une année qui marquera son retour à la compétition.

Les amateurs de sport mécanique se souviennent sans doute de ce jeune disonais, incité à faire de la compétition motos vitesse pure par son ami Eddy Seel et qui un an après ses débuts en compétition devenait champion de Belgique 125 cc au guidon de sa Cagiva du Team Cagiva Belgium du regretté Didier Mombaerts.

Si le développement de ses activités professionnelles ont poussé Philippe à mettre fin à la compétition en 1998, il n’en gardait pas moins son esprit de compétiteur et son envie de pouvoir à nouveau un jour piloter un bolide à deux roues.

Plus de dix ans après son titre, il s’apprête à revivre les sensations de la piste et de la vitesse.

Sa nouvelle Ducati 748 est prête pour un round d’essais en Espagne avant la reprise de la saison de la No Budget Cup (nouvelle catégorie où il n’y a pas de limite de cylindrée).

Vous pourrez très prochainement suivre la saison de Philippe sur son site internet dédié à cette passion.

Good luck Philippe … have fun!

C’est certes à la justice de faire toute la lumière.

Toutefois je me demande:

• Comment un seul trader (Jerôme Kerviel) a eu les mains libres pour réaliser de telles transactions conduisant à une perte massive de près de 5 milliards d’euros?

• Comment une telle histoire est possible quand on sait qu’il y avait eu un antécédent au début des années 90. Nick Leeson avait poussé la banque britannique Barings au bord de la faillite en accumulant en toute discrétion des pertes colossales. Visiblement, soit la Société Générale a considéré que ce genre d’aventure n’arrive qu’aux autres et n’a pas voulu en tirer les leçons de la mésaventure de la Barings, soit il se cache quelque chose d’autre sous cette histoire.

• Pourquoi a-t-on laissé agir le trader, si comme on a pu le lire ces derniers jours, il était surveillé depuis le mois de septembre 2007?

• Comment une telle affaire n’engendre pas plus de conséquences pour les dirigeants de la Société Générale?

La question est à mon sens plus fondamentale. En ces temps de turbulences pour les banques (subprimes, affaire Kerviel, …) peut-on encore faire confiance au système bancaire international?

Ces derniers temps, j’ai entendu parler à plusieurs reprises de la notion d’ADN organisationnel (organizational DNA) d’une entreprise.

Histoire de ne pas mourir idiot j’ai cherché à savoir ce qui se cachait derrière cette notion, même si intuitivement je me doutais que cette notion devait avoir un lien avec le génome d’une entreprise.

La découverte du site Organizational DNA m’a permis de comprendre ce recouvrait ce concept: « L’ADN organisationnel désigne tous les facteurs qui définissent la « personnalité » d’une organisation et donne des pistes pour expliquer ses performances. »

« Par analogie avec l’ADN des organismes vivants, les organisations ont un « génome » qui se fonde sur quatre bases essentielles: les processus de décision, la circulation de l’information, la motivation et la structure. Ces bases et leur association déterminent le comportement d’une organisation et sa capacité ou non à obtenir les résultats escomptés. »

Les associations entre ces quatre bases essentielles, permettraient d’identifier sept « espèces » d’organisation :

• Passive-agressive – Tout le monde est d’accord mais rien ne change ;
• Dispersée - Aller dans tous les sens ;
  
• Immature – Le bon vieux temps face au monde actuel ;
  
• Bureaucratique – Ici au siège nous sommes là pour vous aider ;
• Agile - La réussite in extremis ;
• Militaire – Troupes bien entraînées … ;
• Evolutive – Pour le meilleur et pour le pire …

Les quatre premières espèces sont qualifiées de déficientes, le trois suivantes de performantes.

A quelle espèce appartient votre organisation? Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Booz / Allen / Hamilton.